Shopify Flow: qué es y qué automatizaciones te ahorran trabajo

Qué es Shopify Flow

Flow es una app de la propia Shopify disponible en los planes de pago. Se instala desde la tienda de aplicaciones y se gestiona desde el admin. Cada automatización es un flujo de trabajo que se construye de forma visual, uniendo bloques.

Flow incluye una biblioteca de plantillas con casos habituales que puedes activar y adaptar. Es una buena forma de empezar y de entender cómo se combinan los bloques antes de crear flujos propios.

Disparadores, condiciones y acciones

Todo flujo empieza con un disparador: el evento que lo pone en marcha. Por ejemplo, que se cree un pedido, que se pague, que cambie el inventario de una variante, que se cree un cliente o que Shopify termine de analizar el riesgo de un pedido. También existen disparadores programados, que ejecutan el flujo a una hora o con una periodicidad.

Después vienen las condiciones, que comprueban datos del pedido, el cliente o el producto: importe, país, etiquetas, método de envío, productos incluidos. Pueden combinarse con «y» y «o». Por último, las acciones: añadir o quitar etiquetas, enviar un email interno, ocultar un producto, retener la preparación de un pedido, actualizar metacampos o enviar una petición HTTP a otro sistema.

Muchas apps añaden sus propios disparadores y acciones a Flow. Así puedes, por ejemplo, enviar un dato a tu herramienta de email marketing cuando un cliente cumple una condición, sin conectar nada a mano.

Ejemplo: etiquetar pedidos

Las etiquetas son la forma más sencilla de clasificar pedidos para que el equipo los filtre. Con Flow puedes etiquetar automáticamente cada pedido según reglas que hoy alguien aplica a ojo.

El flujo es directo: disparador de pedido creado, una condición sobre el dato que te interesa y la acción de añadir etiquetas. Después, en la lista de pedidos del admin, filtras por esa etiqueta y guardas la vista para que el equipo la tenga siempre a mano. Usa nombres de etiqueta coherentes y en un formato fijo, porque son texto libre y una diferencia de mayúsculas o de guion basta para que un filtro deje de funcionar.

• Pedidos internacionales, según el país de envío.
• Pedidos con un producto concreto que necesita preparación especial.
• Pedidos con envío urgente o recogida en tienda.
• Primer pedido de un cliente, para incluir un detalle en el paquete.

Ejemplo: avisos de stock bajo

Con el disparador de cambio en la cantidad de inventario de una variante y una condición que compare la cantidad con un umbral, Flow puede enviarte un email interno o un mensaje cuando un producto baja de cierto nivel. Así repones antes de que se agote.

Conviene que la condición compruebe también que la cantidad anterior estaba por encima del umbral, para que el aviso salte una sola vez y no con cada venta posterior. Si el umbral cambia según el producto, guárdalo en un metacampo y compáralo en la condición.

Ejemplo: clientes VIP

Cuando se crea o se paga un pedido, Flow puede comprobar el importe total que ha gastado ese cliente o su número de pedidos y, si supera el criterio que definas, añadirle una etiqueta de cliente VIP.

Esa etiqueta sirve después para crear segmentos de clientes, ofrecer descuentos exclusivos, mostrar contenido distinto en la tienda o avisar al equipo de atención para que priorice sus consultas.

Si el criterio puede dejar de cumplirse, por ejemplo por compras en los últimos doce meses, combina este flujo con uno programado que revise periódicamente a los clientes etiquetados y retire la etiqueta cuando ya no corresponda.

Ejemplo: pedidos con riesgo

Shopify analiza el riesgo de fraude de los pedidos. Con el disparador de análisis de riesgo completado puedes actuar según el nivel: si es alto, etiquetar el pedido, retener su preparación y enviar un aviso a la persona que lo revisa.

Así ningún pedido dudoso sale del almacén por despiste. La decisión final de cancelar o aceptar sigue siendo humana, pero llega con la información a mano y en el momento adecuado.

Buenas prácticas

Empieza por flujos pequeños y con una sola responsabilidad. Ponles nombres claros, documenta qué etiquetas crean y revisa el historial de ejecuciones de Flow para comprobar que se activan cuando deben. Antes de activar uno que modifica pedidos o productos, pruébalo con pedidos de prueba.

Evita que varios flujos actúen sobre los mismos datos con reglas contradictorias, por ejemplo uno que añade una etiqueta y otro que la quita. Cuantos más flujos tengas, más importa este orden.

Cuándo hace falta una integración a medida

Flow es muy útil para reglas dentro de Shopify y para avisos o envíos sencillos a otros sistemas. Se queda corto cuando necesitas sincronizar datos en ambos sentidos con un ERP o un sistema de almacén, transformar estructuras complejas, gestionar reintentos y errores con garantías o procesar grandes volúmenes de forma fiable.

En esos casos lo adecuado es una app privada o una integración desarrollada a medida con la API de Shopify, que puede convivir con Flow para la parte sencilla. En Weblineo desarrollamos este tipo de integraciones dentro de nuestros proyectos de desarrollo y Shopify Plus.