Tipos de usuario en una tienda Shopify
Una tienda tiene un propietario, que es la cuenta con control total, incluida la facturación y la posibilidad de transferir o cerrar la tienda. Por debajo están las cuentas de personal, que son las personas de tu equipo, y los colaboradores, que son cuentas pensadas para que agencias y desarrolladores de Shopify Partners trabajen en tu tienda con permisos limitados.
Cuántas cuentas de personal incluye tu plan depende del plan contratado y Shopify lo actualiza de vez en cuando, así que consulta la cifra en shopify.com/es/precios. Si el plan se queda corto, eso sí es un motivo legítimo para subir de plan, mucho mejor que compartir contraseñas.
Compartir una sola cuenta entre varias personas parece cómodo hasta que algo se rompe. Pierdes el registro de quién hizo cada cambio, no puedes retirar el acceso a una persona sin cambiar la contraseña a todas y la verificación en dos pasos queda atada al móvil de alguien que quizá ya no está. Con usuarios individuales, cada acción del admin queda asociada a una persona concreta y cada baja se gestiona sin afectar al resto del equipo.
Roles y permisos: cómo funcionan
Un rol agrupa los permisos que necesita una persona para hacer su trabajo. Shopify trae roles predefinidos, como el de merchandiser, y puedes crear los tuyos desde Configuración > Usuarios > Roles. A cada usuario le puedes asignar varios roles, y sus permisos son la suma de todos ellos.
Los permisos son granulares: ver pedidos, editar productos, gestionar descuentos, ver informes, instalar apps, modificar el tema y así con casi cada sección del admin. Qué roles y permisos tienes disponibles depende del plan, de si la tienda pertenece a una organización, de si estás en Shopify Plus y de si usas POS Pro en tus ubicaciones.
- Atención al cliente: pedidos, clientes y devoluciones
- Catálogo: productos, colecciones e inventario
- Marketing: descuentos, campañas y contenido de la tienda
- Dirección o finanzas: informes y analítica
- Desarrollo: temas y apps, sin acceso a datos de clientes si no lo necesita
Colaboradores: cómo dar acceso a una agencia
Cuando trabajas con una agencia o un freelance que es Shopify Partner, lo correcto es darle acceso como colaborador y no crearle una cuenta de personal ni, mucho menos, pasarle tu usuario. El colaborador pide acceso desde su panel de Partner y tú decides qué permisos le concedes.
Desde Configuración > Usuarios > Seguridad gestionas cómo se aceptan los colaboradores y puedes revisar el historial de inicios de sesión. Cuando termina el proyecto, quita el acceso o reduce los permisos al mínimo. Es una tarea sencilla que casi nadie hace y que deja tiendas con decenas de accesos antiguos activos.
El principio del mínimo acceso
La regla que mejor funciona es dar a cada persona solo lo que necesita para su trabajo diario. Quien atiende al cliente no necesita instalar apps, y quien sube productos no necesita ver informes financieros. Si un día alguien necesita algo puntual, se le da y se le quita después.
Esto no va de desconfianza. Cuantas más personas pueden cambiar el tema o instalar apps, más fácil es que un cambio con buena intención rompa algo en producción. Y si una contraseña se filtra, el daño queda limitado a lo que esa cuenta podía hacer.
Seguridad de las cuentas
Cada persona debe tener su propio usuario y activar la verificación en dos pasos. Shopify ofrece app de autenticación, llave de seguridad y passkeys, y las nuevas configuraciones no pueden usar SMS. El propietario no puede activar la verificación en dos pasos por otra persona, así que hay que pedírselo a cada miembro del equipo. En Shopify Plus la organización sí puede exigir un método de inicio de sesión seguro a todos los usuarios.
Ten en cuenta además que, para cobrar con Shopify Payments, la cuenta debe tener activada la verificación en dos pasos; si no, los pagos pueden quedar retenidos.
Altas, bajas y revisión periódica
Define un pequeño proceso: quién pide un alta, qué rol se asigna según el puesto y quién la aprueba. Cuando alguien deja la empresa, su cuenta se desactiva o elimina el mismo día. Las cuentas de personal también pueden desactivarse temporalmente sin borrar su historial.
Cada pocos meses revisa la lista de usuarios y colaboradores. Es habitual encontrar cuentas de personas que ya no trabajan contigo, agencias antiguas con acceso completo o permisos que se dieron para algo puntual y nunca se retiraron.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas cuentas de personal incluye mi plan de Shopify?
Depende del plan y Shopify actualiza estas cifras. Consulta la comparativa en shopify.com/es/precios. Shopify Plus incluye cuentas ilimitadas.
¿Puedo crear roles personalizados en Shopify?
Sí, desde Configuración > Usuarios > Roles, según tu plan. Un usuario puede tener varios roles y recibe la suma de sus permisos.
¿Cómo doy acceso a una agencia sin compartir mi contraseña?
Con una cuenta de colaborador. La agencia la solicita desde su panel de Shopify Partners y tú eliges qué permisos concedes. Al terminar, retiras el acceso.
¿Puedo obligar a mi equipo a usar verificación en dos pasos?
En Shopify Plus la organización puede exigir un inicio de sesión seguro a todos sus usuarios. En el resto de planes cada persona debe activarla en su cuenta.